Problemet:
Hamnar man i situationen att extra många aktiviteter ska bedömas (t.ex. ska tids- eller storleksuppskattas) av en arbetsgrupp kan det kräva orimligt lång tid och energin går förlorad. Man orkar inte hålla bra kvalitet genom hela arbetet.
Metod:
Metoden Magic Estimating är en specialversion av Planning Poker. Den är utvecklad för att hantera situationer där ett stort antal aktiviteter, kanske 100-200 stycken, ska bedömas. I sådana situationer är ofta många av aktiviteterna är ganska förutsägbara och kräver ganska litet arbete för att man ska kunna enas om en uppskattning, men blotta antalet gör att det suger musten ur gruppen om man försöker göra det tillsammans. Deaktivteter som kräver mer diskusson behöver identlfieras. Men vilka är de? Magic Estimating syftar till att snabbt bedöma de enkla aktivieterna samtidigt som man upptäcker vilka aktiviteter som kräver extra diskussion.
- Förberedelser
- Gör i ordning ”aktivitetskort”. Det finns alltså ett kort för var och en av aktiviteterna som ska bedömas. På varje kort beskrivs alltså en enda aktivitet.
- Sprid ut ”estimeringskort” på en lång rad (t.ex. på golvet) i det rum där man ska arbeta. Korten är märkta med enheter (Antal timmar, dagar, kronor, eller vad som passar i situationen) i en stigande serie, t.ex. 1, 2, 3, 5, 7, 10, 100, ”oändligt” eller annan ”exponentiellt” stigande skala (Jämför skalan i Planning Poker.)
- ”Tysta leken”
- Processledaren fördelar aktivitetskorten jämnt och godtyckligt bland deltagarna. Var och en får en bunt med lika många kort.
- Hen förklarar reglerna: Inget prat eller icke-verbal kommunikation mellan deltagarna förrän processledaren förklarar arbetssteget avslutat.
- Så tar varje deltagare ett av sina aktivitetskort, uppskattar tid (eller storlek) för det och placerar aktivitetskortet vid det estimeringskort som stämmer bäst med uppskattningen.
- När alla kort placerats ut går deltagarna runt och kontrollerar att alla aktivitetskort placerats vid estimeringskort som de uppfattar som ”tillräckligt rätt”. När någon ”upptäcker” ett aktivitetskort som hen upplever blivit fel estimerat (Av hen själv eller av någon annan) så flyttar hen det. Detta kan innebära att vissa kort flyttas flera gånger och fram och tillbaka av deltagare som tycker olika. Arbetet sker fortfarande under tystnad och utan att deltagarna gör markeringar med sitt kroppsspråk. Man är tysta, läser, bedömer och flyttar aktivitetskort.
- Processledaren observerar arbetet och plockar bort kort som till slut hamnat vid ”oändligt”, liksom kort som flyttats fram och tillbaka flera gånger utan att ”fastna” – pingpong-kort.
- När inga kort längre flyttas är första delen av arbetet klart. Processledaren avgör när detta uppnåtts och förklarar då högt att arbetssteget är klart. Hittills har arbetet varit helt tyst.
- Hantera pingpong-kort
- Nu samlas deltagarna och diskuterar igenom de aktivitetskort som processledaren plockat undan: Oändlighetskorten och pingpong-korten. När man enats om en estimering av dessa är hela arbetet klart.
Fördelen med metoden är att de aktiviteter som är relativt triviala att bedöma (inte särskilt osäkra) snabbt hamnar tillräckligt rätt. Med metoden kan processen med dessa kort genomföras parallellt, snabbt och öppet. Tiden kan i stället ägnas mer åt att bearbeta de aktiviteter som verkligen har stor osäkerhet eller som tolkas olika av deltagarna.
Fullständig beskrivning: Se David Campeys blogg:
Campey, D. (2010). Mind Well: Magic Estimation.